Ajustes no fluxo operacional do Setor de Protocolo e Gestão Documental

A lotação de adolescentes no Setor de Protocolo está sendo reduzida de 7 para 3 e há óbices restringindo a contratação/reposição de novos aprendizes. Tal situação motiva a necessidade de ajustes no fluxo operacional de coletas e entregas de documentos, encomendas, correspondências e processos nas unidades administrativas da UFTM. Doravante, apenas e quando houver disponibilidade de adolescentes aprendizes, estão previstas:

a. realização de 2 coletas diárias, uma em cada turno, limitadas apenas às recepções das Unidades Administrativas: PRORH, DTI, CGE, CEFORES, ICBN, NASS, CASA TERRA, DRCA, ICS, IELACHS e PROACE;

b. redução, no prédio da Reitoria, as coletas a 2 vezes por turno/unidade administrativa;

c. limitação ao máximo de 2, as entregas por dia/unidade ;

d. excepcionalmente, serão realizadas coletas nas demais unidades, se e quando o Setor de Protocolo for provocado e confirmar a possibilidade na ocasião.

Todas as atividades de entrega e coleta estarão suspensas na primeira quarta feira do mês e em todas as terças quando estão previstas atividades de treinamento dos aprendizes na FETI. Reiteramos a importância da adoção das seguintes medidas que certamente contribuiriam para afetar positivamente o nosso processo produtivo, com reflexos no atendimento à demanda dos nossos usuários:

a. atualização de endereços residenciais por servidores junto às distribuidoras de revistas e periódicos científicos;

b. maior utilização do e-mail institucional para a comunicação administrativa entre as unidades da UFTM.

Os demais serviços disponibilizados pelo Setor de Protocolo e Gestão Documental à comunidade acadêmica, mormente os abaixo relacionados, não sofrerão nenhum impacto da redução da quantidade de aprendizes aqui lotados:

a. registro e distribuição da autuação e movimentação interna de processos físicos;

b. Processamento nos processos físicos das atividades de: numeração inicial, abertura e encerramento de volumes, juntadas por apensamento e anexação, desapensamento, desentranhamento, desmembramento e encerramento;

c. serviço de malotes para as unidades ALMOX, PATRIMÔNIO, ICTE, ICENE e ITURAMA;

d. Recepção, registro, expedição e postagens na ECT-Correios;

e. Atendimento a carteiros e transportadoras com distribuição das correspondências e encomendas recebidas.

Atenciosamente,

PAULO ROBERTO DE OLIVEIRA

Chefe do Setor de Protocolo e Gestão Documental