Proad divulga Memorando sobre o Formulário eletrônico de solicitação de aquisição de bens e contratações

A Pró-Reitoria de Administração da Universidade Federal do Triângulo Mineiro - UFTM divulgou nesta terça-feira, 27, o Memorando nº 509/2016 que trata sobre o Formulário eletrônico de solicitação de aquisição de bens e contratações. Confira o texto do documento: 

Mem. 509/2016/DSP – PROAD (Circular)

                                                                                  Em 26 de dezembro de 2016

Aos Conciliadores de Demanda

C/C Reitoria, Vice-Reitoria e Gabinete da Reitoria

Assunto: Formulário eletrônico de solicitação de aquisição de bens e contratações

                         Srs. Conciliadores de Demanda,

1. As aquisições de bens e contratações realizadas pela UFTM vêm passando por processo de melhoria contínua ao longo dos anos, com o objetivo de aprimorar as rotinas operacionais, reduzindo custos e buscando satisfazer as demandas de materiais e serviços de cada setor.

2. Nesse sentido, no ano de 2015 o Departamento de Suprimentos e Patrimônio (DSP), em conjunto com o Departamento de Tecnologia da Informação (DTI), criou um novo Sistema de Compras, que automatizou uma série de tarefas e aumentou o controle sobre as aquisições/contratações realizadas.

3. Na sequência deste trabalho o DSP, também em parceria com o DTI, desenvolveu, ao longo de 2016, o novo formulário eletrônico de solicitação de aquisição de bens e contratações, disponível no Sistema Integrado, no endereço web sistemas.uftm.edu.br.

4. Este novo formato permite aos solicitantes realizar a inclusão de suas solicitações diretamente no Sistema de Compras e possibilita maior rastreabilidade dos formulários emitidos, pois o sistema cria um número sequencial para cada formulário e apresenta os “status” de cada demanda. Além disso, as informações inseridas e submetidas são disponibilizadas diretamente à PROAD, dispensando, portanto, o envio de formulários por e-mail.

5. Com o advento desta nova ferramenta, os modelos anteriores de formulários (“Formulário de solicitação de aquisição de bens de consumo” e “Formulário de solicitação de aquisição de bens de capital”) não mais deverão ser utilizados. O próprio sistema permitirá a impressão de um novo padrão de formulário, para coleta das assinaturas e envio à PROAD, juntamente com os orçamentos.

Obs.: por exigência legal, o processo físico continua sendo obrigatório, até que o Sistema Eletrônico de Informação – SEI esteja devidamente implantado e em funcionamento na Universidade.

6. Para acesso ao formulário eletrônico, o solicitante deverá seguir os seguintes passos:

• Acessar o endereço web: uftm.edu.br;
• Informar usuário e senha (mesmos dos sistemas de ponto eletrônico e avaliação de desempenho) e clicar em “Entrar”. O padrão de usuário é [primeiro nome].[último sobrenome] e a senha é o próprio CPF do usuário (caso o mesmo ainda não a tenha alterado). Caso o usuário ainda não esteja cadastrado no sistema, clicar no link “Novo Usuário”, preencher os dados e confirmar o envio ao DTI, que realizará novo cadastramento;
• Clicar na aba “Administração” e em seguida na aba “Compras”;
• Clicar na aba “Solicitação de aquisição de bens e contratações”.

7. O sistema é intuitivo e possui notas explicativas para preenchimento dos campos, ainda assim o DSP divulgará, em janeiro/2017, o roteiro contendo o passo a passo para a utilização da nova ferramenta. Independentemente do roteiro, o DSP estará à disposição para auxiliar as áreas com os esclarecimentos que se fizerem necessários.

8. Diante do exposto, o DSP solicita a Vossas Senhorias a realização de ampla divulgação deste novo formato de solicitação de aquisição de bens e contratações no âmbito de seus respectivos setores, pois o mesmo passará a ser o único meio oficial de recebimento de demandas de aquisição/contratação pela PROAD, a partir do dia 02 de janeiro de 2017.

                        Atenciosamente,

Diogo dos Santos Carvalho
Diretor do Departamento de Suprimentos e Patrimônio