Alteração das normas do SEI/UFTM

O Comitê Técnico de Assessoramento à Gestão do SEI – CTSEI informa a emissão da Portaria nº 59, de 26 de abril de 2021, da Reitoria, que dispõe sobre a gestão, a utilização e o funcionamento do SEI na UFTM. A gestão e o acompanhamento do SEI serão realizados com o apoio do CTSEI e de acordo com a observância de deveres e responsabilidades definidos no Capítulo XV da referida Portaria.

Comunicamos que a partir do dia 01/06/2021, em função da ativação do Módulo de Pesquisa Pública no SEI, os tipos de processos cadastrados no SEI serão configurados, originalmente, de forma a permitir a atribuição dos níveis de acesso público ou restrito. Os processos criados no SEI, desde a implantação do Sistema na UFTM até a data da reconfiguração do Módulo de Pesquisa Pública, manterão o nível de acesso restrito. 

A atribuição do nível de acesso será competência das unidades administrativas e acadêmicas, por meio de seus servidores, que, no momento da abertura do processo e inclusão de documentos deverão analisar o seu conteúdo (dos processos administrativos e documentos) para definir a necessidade de aplicação de restrição de acesso. Independentemente da atribuição de nível de acesso, público/restrito, ao processo, cada documento também deverá ter seu nível de acesso atribuído como público ou restrito segundo o seu conteúdo. Os processos e documentos no SEI deverão, em regra, ter nível de acesso público e, excepcionalmente, restrito ou sigiloso, com indicação da hipótese legal aplicável no ato da criação.

O nível de acesso "Público" permite que os processos e documentos assim categorizados fiquem disponíveis, em inteiro teor, para todos os usuários internos habilitados no SEI e por qualquer usuário externo que realize pesquisa no Módulo de Pesquisa Pública do SEI – ferramenta que possibilita transparência pública e controle social.

O nível de acesso “Restrito” tem seu conteúdo visível somente aos usuários internos das unidades pelas quais o processo tramitou ou a usuários externos credenciados. São consideradas informações com restrição de acesso aquelas de caráter pessoal (por exemplo: RG, CPF, data de nascimento, telefone, endereço, dados sobre origem racial ou étnica, orientação sexual, convicção religiosa, opinião política, informações referentes a alimentandos/dependentes ou pensões, informações médicas, informações financeiras/patrimoniais, dado genético ou biométrico) ou protegidas por legislação específica (tais como os sigilos bancário, fiscal, comercial, contábil, profissional, direito autoral e segredo de justiça).

Já o nível de acesso ‘’Sigiloso’’ se destina somente para aqueles processos com nível de acesso definido em legislação. Essa categoria de restrição permite que a visualização dos processos ocorra apenas pelos usuários credenciados e autorizados.

Dessa forma, a correta categorização dos documentos e processos no SEI é condição essencial para que seja dada publicidade às informações públicas, resguardando, por outro lado, informações restritas de caráter pessoal ou protegidas por legislação específica, ou sigilosas ou de caráter pessoal. A atribuição de nível de acesso incompatível com as informações contidas no processo ou nos documentos, com base na legislação de referência, será de responsabilidade do usuário.

Ressalta-se, ainda, a importância de se observar o disposto nos arts. 9º, 21° e 23° desta Portaria, quais sejam:

Art. 9º O servidor responsável pela abertura do processo deverá: I - certificar-se da necessidade do procedimento mediante consulta prévia quanto à existência ou não de processo sobre a mesma matéria; II - escolher os tipos corretos de processos e documentos, devendo consultar o Setor de Protocolo e Gestão de Documentos – SEPROT em caso de dúvidas sobre a tipologia mais adequada; III - cadastrar as informações requeridas pelo Sistema, no ato da abertura do processo, conforme orientações detalhadas no Manual do SEI, disponível em http://uftm.edu.br/sei; IV – preencher o campo Especificação com resumo do assunto do processo ao iniciá-lo; V - verificar a legibilidade de cópia digitalizada inserida como documento externo no processo eletrônico e a sua substituição, caso necessário.

Art. 21. Documentos que não demandem decisões administrativas, como convites, comunicados, informes ou solicitações de rotina, não deverão ser criados no SEI, devendo ser utilizado exclusivamente o e-mail institucional, sendo vedada a tramitação física do documento, exceto quando se tratar de correspondência externa.

Art. 23. Deverá ser evitada a replicação de documentos já existentes no processo ou disponíveis em outro meio a fim de não sobrecarregar o banco de dados do Sistema, utilizando-se, para esta finalidade, as ferramentas de link disponíveis.

Para demais esclarecimentos, o CTSEI coloca-se à disposição!

Atenciosamente,

Comitê Técnico de Assessoramento à Gestão do SEI – CTSEI